Учет оригиналов первичных документов

В бухгалтерском учете очень важно контролировать поступление оригиналов первичных документов, т. к. они необходимы для последующей отчетности. Однако если документов много, то это сделать сложно, при этом документы из печатных комплектов могут приходить по отдельности и в разные сроки, и при их получении электронный документ уже может быть в закрытом периоде.

В программе предусмотрена возможность контроля получения оригиналов входящих и исходящих первичных документов от поставщиков или клиентов, а также отдельное рабочее место для контроля.

Этапы работы

В программе могут быть как исходящие, так и входящие документы, и работа с ними может отличаться. Будет фиксироваться наличие подписанных оригиналов исходящих и входящих первичных документов.

Работу по учету оригиналов первичных документов можно разделить на несколько этапов:

■ В списке Состояния оригиналов первичных документов ввод новых состояний – выполняет администратор или пользователь, которому установлена роль Добавление и изменение состояний оригиналов первичных документов перед началом работы или при необходимости, подробнее см. раздел Настройка программы.

■ В списках документов – могут выполнять бухгалтеры и другие специалисты во время работы с документами, например, при выдаче печатных форм или при проведении документов, подробнее см. раздел Работа в списках документов.

■ На рабочем месте Журнал учета оригиналов первичных документов – при получении входящих документов или ответов на исходящие. Если документов много, может быть выделен специалист, который будет заниматься учетом, данный этап можно проводить и с документами в закрытом периоде, подробнее см. раздел Учет оригиналов первичных документов.

Для учета оригиналов первичных документов в программе предусмотрена роль Изменение состояний оригиналов, которая может быть назначена сотрудникам, работающим непосредственно с документами, т. е. менеджерам закупок, продаж и бухгалтерам. Предусмотрена также роль для просмотра состояний без возможности изменения – Чтение состояний оригиналов первичных документов, подробнее см. раздел Роли для учета оригиналов первичных документов.

Документ(-ы) можно найти через:

■ общие журналы документов (например, журнал документов продажи) с помощью их стандартных отборов и поиска, подробнее см. раздел Работа в списках документов;

■ рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов. С помощью отборов: по организации, ответственному за изменение и состоянию оригинала (если пользователь ищет документ с уже известным состоянием), виду документа. С помощью полнотекстового поиска по следующим данным: номеру, дате входящего документа и документа ИБ, печатной форме, сумме документа, партнеру и контрагенту, ИНН контрагента.

С исходящими документами

■ Печать документов из 1C. После печати программа запоминает напечатанную форму и устанавливает ей состояние Форма напечатана, подробнее см. раздел Работа в списках документов.

■ Документ(-ы) передают клиенту, и ждут возвращения. На данном этапе можно сменить состояние оригинала на какое-либо промежуточное вручную, если такое состояние необходимо и было добавлено в список, подробнее см. раздел Настройка программы.

■ С подписями и печатью клиента документ(-ы) возвращаются, необходимо отметить, что подписанный оригинал получен, найти документ(-ы) в базе и изменить состояние оригинала. Это можно делать как в списках документов (см. раздел Работа в списках документов), так и на отдельном рабочем месте, подробнее см. раздел Учет оригиналов первичных документов.

Со входящими документами

Например, поставщик оформляет документы и передает клиенту. После получения документов от поставщика необходимо отметить, что подписанный оригинал получен.

Работа может быть организована двумя способами:

■ получение документов и ввод в программу в списках документов, в этом случае проводится специалистом, например менеджером по поставкам или по продажам, подробнее см. раздел Работа в списках документов;

■ на рабочем месте Журнал учета оригиналов первичных документов, подробнее см. раздел Учет оригиналов первичных документов.

Настройка программы

Для того чтобы использовать возможность учета оригиналов первичных документов, включите флажок Отслеживание состояний напечатанных документов.

Перед началом работы при необходимости можно ввести в список состояния оригиналов первичных документов, которые впоследствии будут контролироваться. Список Состояния оригиналов первичных документов можно найти в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.

Каждый из документов в программе может иметь несколько печатных форм. Признак наличия оригинала документа будет храниться как для каждой печатной формы, так и одним общим состоянием для документа.

В список уже введены предопределенные состояния:

Для печатных форм:

■ Форма напечатана – состояние для конкретной печатной формы, означающее, что данная форма только печаталась. Автоматически проставляется программой после нажатия кнопки Печать в печатной форме документа;

■ Оригинал получен – состояние для конкретной печатной формы, означающее, что подписанный оригинал данной формы есть в наличии. Проставляется сотрудником, получившим оригинал;

■ Неизвестно – документ только создан, формы не печатались, присваивается программой;

Для документов – общие, автоматически присваиваются программой:

■ Форма напечатана – общее состояние для документа, у которого все формы напечатаны;

■ Оригиналы не все – общее состояние для документа, у которого оригиналы печатных форм находятся в разных состояниях;

■ Оригинал получен – общее состояние для документа, у которого все оригиналы печатных форм получены;

■ Неизвестно – общее состояние, документ только создан, формы не печатались.

При необходимости (например, отдельный сотрудник отвечает за рассылку печатных форм и делает пометку на своем рабочем месте, что отослал оригиналы по адресам) можно дополнить список, добавив нужные значения с помощью кнопки Создать.

После печати формы/комплекта или ручного изменения будет произведена обобщающая запись, отражающая состояние всех оригиналов первичных документов (печатных форм) на документ.

Также, после любого действия, помимо обобщающей записи, будут сделаны записи по конкретным печатным формам, над которыми были проведены изменения/действия (если таковые были).

Работа в списках документов

В программе предусмотрено отдельное рабочее место Учет оригиналов первичных документов (в разделе Интегрируемые подсистемы часть 2), подробнее см. раздел Учет оригиналов первичных документов, а также имеется возможность изменения наличия первичных документов в списках и окнах документов.

В программе предусмотрен вывод информации об авторе и дате изменения состояния. Это можно отслеживать из окон документов и/или списков. См. также раздел Контроль печатных форм.

В списках документов можно:

■ проконтролировать общее состояние оригиналов в специальной колонке ;

■ в соседней колонке уточнить Состояние оригинала – с помощью ссылки открыть выпадающее меню, в котором можно не только изменить состояние, но и проконтролировать все печатные формы документа;

■ изменять состояние оригиналов первичных документов несколькими способами.

Документ может иметь несколько печатных форм. Признак наличия оригинала документа будет храниться как для каждой печатной формы, так и одним общим состоянием на документ.

При работе в списках документов и распечатке печатных форм для отправки клиентам (поставщикам) предусмотрена возможность автоматического изменения состояния оригинала первичного документа.

При создании документа автоматически устанавливается состояние оригинала Состояние оригинала неизвестно. После нажатия кнопки Печать в печатной форме документа состояние оригинала автоматически меняется на Форма напечатана. Это можно проверить с помощью ссылки в нижней части документа.

С помощью ссылки в нижней части документа можно открыть список состояний, изменить состояние документа или с помощью команды Уточнить по печатным формам перейти к контролю печатных форм.

Способы изменения состояния документа

После успешного поиска нужного документа(-ов), пользователь может изменить состояние оригинала документа. Данное действие доступно как из общих журналов документов и формы документа, так и из рабочего места. Если это первая установка состояния, то будут видны все возможные печатные формы для данного вида документа. Для табличных документов может быть предусмотрена печатная форма для каждой подписи. Подробнее см. Учет оригиналов первичных документов.

Изменить состояние документа места можно несколькими способами:

Для каждого документа:

■ С помощью ссылки в колонке Состояние оригинала или в нижней части документа уточнить состояние оригинала, перейти к контролю печатных форм.

■ Если в программе используется подключаемое оборудование, можно отсканировать штрих-код бумажного документа и оригинал документа сразу примет конечное состояние Оригинал получен.

■ С помощью нажатия на пиктограмму в колонке Оригинал получен, в этом случае общее состояние примет конечное значение Оригинал получен.

Для множественного изменения состояний оригиналов разных документов:

■ отобрать нужные документы, выделить их, затем воспользоваться отдельными кнопками для изменения состояния оригинала, которые находятся в командной панели:

■ Состояние оригинала – можно установить любое используемое состояние оригинала, выбрав его из списка;

■ Установить ‘оригинал получен’ – оригиналы документов сразу примут конечное состояние Оригинал получен.

Контроль печатных форм

У документа может быть несколько печатных форм, в этом случае общее состояние документа будет зависеть от состояний каждой печатной формы.

В некоторых случаях требуется отслеживать состояния только по определенным печатным формам документа. Например, у документа Отпуск есть четыре печатных формы, но только в одной требуется подпись сотрудника и, соответственно, только по ней требуется отслеживать состояние. Наименования нужных форм указываются разработчиком.

По ссылке Форма напечатана можно открыть выпадающее меню, с помощью команды Уточнить по печатным формам открыть список печатных форм и посмотреть, все ли они были напечатаны, проконтролировать их состояние.

В окне Изменение состояний печатных форм предусмотрены колонки:

■ Первичный документ;

■ Состояние оригинала;

■ Дата последнего изменения;

■ Автор изменения.

С помощью выпадающего меню можно изменить Состояние оригинала, также в меню предусмотрена команда Настроить для перехода к списку состояний, в котором при наличии соответствующих прав можно ввести новое состояние.

Если пользователь изменил состояние первичного документа в этом окне, в колонке Дата последнего изменения устанавливается значение <только что>, в колонке Автор изменения – текущий пользователь.

С помощью ссылки можно Добавить свою печатную форму (актуально для входящих документов). Напишите наименование, нажмите кнопку Добавить. Наименование печатной формы запоминается и будет храниться в программе. При этом она обозначается значком , показывающим, что ее нет в списке печатных форм документов программы.

С помощью кнопки можно изменить количество печатных форм в списке, показать не только печатные формы этого документа (отслеживаемые), но и все существующие.

С помощью кнопки можно быстро установить у выбранной печатной формы состояние Оригинал получен.

С помощью ссылки в нижней части окна можно открыть документ.

Учет оригиналов первичных документов

По команде Оригиналы первичных документов в разделе Интегрируемые подсистемы (часть 2) – Учет оригиналов первичных документов можно открыть рабочее место для работы по учету оригиналов.

Рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов предназначено для просмотра всех документов информационной базы:

■ по которым получены и не получены подписанные оригиналы документов;

■ которые еще не отслеживались;

■ предусмотрены различные отборы для поиска документов;

■ имеется возможность изменения состояния первичного документа.

Предусмотрено два варианта отображения или группировки списка:

■ по документам – видны только общие состояния документов (установлена по умолчанию) – в этом случае по ссылке в колонке состояний доступна команда Уточнить по печатным формам – для перехода к контролю состояния печатных форм документа;

■ по печатным формам – кроме общих состояний, видны уточненные печатные формы, если такие есть.

Журнал учета оригиналов первичных документов состоит из колонок:

■ Номер документа;

■ Дата документа;

■ Вид документа;

■ Номер вх. документа – номер в списке видов документов;

■ Дата вх. документа;

■ – в колонке можно увидеть общее состояние оригинала, нажав мышью в строке для конкретного документа, можно его изменить;

■ Состояние оригинала – расшифровка состояния, по ссылке можно перейти к выпадающему меню, присвоить новое состояние или по команде Уточнить по печатным формам перейти к контролю печатных форм.

Документов в списке может быть очень много, для того чтобы уменьшить их количество и работать комфортно, предусмотрены отборы:

■ Состояние оригинала;

■ Организация;

■ Автор изменения.

Кроме того, можно также уменьшить количество видов документов в списке с помощью ссылки Настроить. Можно выбрать только один вид документа с помощью флажка.

Также в списке предусмотрена возможность полнотекстового поиска. Можно сразу увидеть состояние оригинала документа в колонке Состояние оригинала, а также в колонке Оригинал получен.

Кроме того, с помощью кнопки можно отобрать документы за определенный период. Подробнее см. книгу 1С:Предприятие 8.3. Руководство пользователя.

В программе может быть предусмотрена поддержка учета оригиналов для табличных документов кадрового учета (для этого необходимы настройки разработчика). Например, у таких документов как Отпуск сотрудников, Отпуск без сохранения списком в печатной форме требуется подпись нескольких сотрудников, поэтому состояния для таких документов необходимо отслеживать и в разрезе сотрудников (каждой подписи соответствует отдельная печатная форма).

Сгруппировав список по печатным формам, можно просмотреть состояние табличных документов.

В Журнале учета оригиналов первичных документов и в окне Изменения состояний оригинала документа такие первичные документы выводятся в виде «представление первичного документа + ФИО сотрудника».

Получив подписанный оригинал документа, можно быстро изменить его состояние с помощью кнопок в панели навигации, подробнее см. раздел Способы изменения состояния документа.

Роли для учета оригиналов первичных документов

Для учета оригиналов первичных документов в программе предусмотрены следующие роли:

Роль	Краткое описание
Добавление и изменение состояний оригиналов первичных документов	Позволяет вести список состояний оригиналов первичных документов.
Изменение состояний оригиналов первичных документов	Предназначена для учета оригиналов первичных документов, т. е. отмечать наличие первичных документов могут не те сотрудники, которые заносят их в систему. Доступна администраторам и пользователям, работающим непосредственно с документами, т. е. менеджерам закупок, продаж и бухгалтерам.
Чтение состояний оригиналов первичных документов	Позволяет просматривать состояния оригиналов первичных документов